Tugas Reception Supervisor

Tugas Reception Supervisor

Reception Supervisor bertanggung jawab atas pengaturan, koordinasi, dan pengawasan penjualan kamar. Uraian tugas pengawas resepsionis adalah sebagai berikut:

• Menyusun kebutuhan penggunaan formulir.

• Mengawasi kelancaran dan ketepatan penanganan check-in dan check-out.

• Melakukan pencocokan atas perbedaan status kamar dengan housekeeping.

• Memperbaharui status kamar pada komputer/rak kamar.

• Memberikan bimbingan dan arahan kepada resepsionis tentang penjualan kamar.

• Menyampaikan kebijakan baru dari manajer kantor depan.

• Meneliti daftar tamu yang akan tiba.

• Menetapkan kamar untuk tamu VIP dan tamu rombongan.

• Meneliti dan menyetujui perubahan harga ataupun perpindahan kamar.

• Membuat jadwal untuk resepsionis.

• Melaksanakan inventatisasi bahan dan alat.

• Mengatasi keluhan tamu.

• Mengawasi bawahanya dalam pemberian diskon harga kamar.

• Menyusun rencana kerja.

• Membuat laporan harian dan bulanan.

• Membina hubungan baik dengan tamu.

• Mengawasi penampilan dan produktivitas kerja resepsionis. 

• Menghadiri briefing yang diadakan oleh manajer kantor depan

Jenis Hotel Berdasarkan Komponen Harga Kamar

Jenis Hotel Berdasarkan Komponen Harga Kamar

Harga kamar (room rate) yang ditawarkan hotel adakalanya dibuat satu paket dengan layanan lain. Layanan yang paling sering dimasukkan ke dalam paket kamar adalah makanan dan minuman. Sebaliknya ada sebagian hotel yang tidak memasukkan layanan apapun dalam harga kamar. Baik harga kamar yang termasuk layanan lain maupun yang tidak sama-sama memiliki kelebihan dan kekurangan. Kedua sistem harga kamar ini lebih dikenal dengan istilah room rate plan/room rate package.

Ditinjau dari komponen harga kamar, hotek dibedakan menjadi empat jenis, yaitu:

• Europan Plan Hotel (EP)

Europan Plan Hotel, yaitu hotel yang menetapkan harga kamar tidak termasuk makan (room only). Sistem ini banyak dianut oleh hotel-hotel dewasa ini.

• Continental Plan Hotel (CP)

Hotel yang menerapkan ketentuan harga kamar termasuk satu kali makan pagi. Sistem penetapan harga kamar ini yang masih banyak digunakan karna dianggap menguntungkan dan efektif.

• Modified American Plan Hotel (MAP)

Hotel yang menetapkan bahwa harga kamar termasuk dua kali makan. Sistem harga kamar ini disebut semi-pension.

• Full American Plan Hotel (FAP)

Hotel yang menetapkan bahwa harga kamar termasuk tiga kali makan. Sistem seperti ini sudah jarang dianut karna dianggap mengurangi daya saing. Penetapan harga kamar jenis ini disebut juga full-pension.

TUGAS TELPHONE OPERATOR

Tugas Telephone Operator

Petugas pada Departemen Kantor Depan yang bertanggung jawab atas penanganan sambungan telepon, baik yang masuk maupun keluar hotel. Secara rinci tugas-tugas telephone opeator adalah sebagai berikut:

• Mengoperasikan switchboard dengan benar

• Menjaga kebersihan switchboard/tempat kerja

• Melayani sambungan lokal, interlokal, internasional

• Melayani pengiriman faksimili dari manajemen hotel

• Melayani permintaan tamu yang ingin dibangunkan pada waktu-waktu tertentu

• Melaksanakan aturan hotel bila terjadi kebakaran

• Mencatat dan menyampaikan pesan dari tamu

• Merawat dan memelihara buku petunjuk telepon agar tetap up to date

• Membuat rekening pengiriman faksimili

• Melayani pemutaran video untuk tamu

• Melaksanakan aturan hotel bila mendapatkan ancaman bom lewat telepon

• Membuat laporan sambungan telepon interlokal dan internasional

TUGAS PORTER

Tugas Porter

Sering juga disebut concierge atau uniformed service. Pada hakikatnya bagian ini mempunyai tugas dan tanggung jawab yang sama, hanya berbeda istilahnya. Pada organisasi hotel besar yang memiliki lebih dari 300 kamar dan memiliki sistem pelayanan yang beragam (various service), maka organisasi bagian concierge merupakan suatu bagian yang berdiri sendiri sebagai sebuah departemen. Di hotel sedang atau hotel menengah biasanya bagian ini merupakan salah satu seksi dibagian kantor depan.

Secara garis besar, ruang lingkup tugas bagian porter adalah sebagai berikut:

• Memberikan pelayanan dalam penanganan barang bawaan tamu yang baru datang, pindah kamar, dan tamu-tamu yang akan meninggalkan hotel

• Memberikan pelayanan penjemputan tamu dari dan ke stasiun atau bandara.

• Memberikan pelayanan penyampaian pesan tamu.

• Melaksanakan tugas-tugas suruhan lain yang berkaitan dengan pelayanan tamu.

Organisasi bagian porter, concierge, uniformed service berbeda-beda tergantung ukuran hotel dan spesifikasi pelayanan dan pekerjaannya.

POSTING BY:RIFKY TANTOWI SYAMPURI

KOMUNIKASI DALAM INDUSTRI PERHOTELAN

 

Komunikasi Dalam Industri Perhotelan

Secara umum komunikasi yang sering digunakan dalam perhotelan dikelompokkan menjadi delapan jenis. Pengelompokkan tersebut didasarkan pada sasarn pengguna, baik dalam lingkup kerja internal hotel maupun dengan rekanan bisnis diluar hotel. Pengelompokkan tersebut adalah sebagai berikut:

• Internal Communication

Komunikasi di dalam lingkungan (lingkungan kerja). Komunikasi dengan rekan kerja.

• External Communication

Komunikasi di luar lingkungan (lingkungan kerja. Komunikasi dengan rekan bisnis.

• Verbal Communication

Komunikasi menggunakan Person Intelectual.

• Non-verbal Communication

Komunikasi dengan menggunakan bahasa tubuh, gestur, mimik dan lain-lain.

• Face to Face

Komunikasi secara berhadap-hadapan, tatap muka.

• Non-visible

Komnikasi yang tidak tampak, seperti faksimil, telepon, chatting, email, SMS, surat, dan lain-lain.

•  Mother Tongue in a Different Language

Komunikasi menggunakan dialek dan bahasa yang berbeda.

• Private Communication Due to Business Reasons

Komunikasi pribadi atau komunikasi dengan alasan bisnis.

POSTINGBY:RIFKYTANTOWISYAMPURI

JENIS-JENIS BARANG BAWAAN TAMU

Jenis Barang Bawaan Tamu

Tamu yang menginap di hotel pasti membawa bermacam-macam barang bawaan. Oleh pihak hotel, barang-barang bawaan tamu dikelompokkan menjadi beberapa jenis. Berikut ini adalah jenis jenis barang yang umumnya dibawa oleh para tamu selama mereka menginap di hotel.

• Suitcase

Suitcase adalah kopor besar atau sedang. Biasanya digunakan untuk membawa pakaian tamu atau perlengkapan lain. Suitcase terdiri dari dua jenis, yaitu hard suitcase (terbuat dari metal atau plastik) dan soft suitcase (terbuat dari kulit, kain, atau kain kanvas)

• Briefcase

Briefcase adalah tas kantor untuk menyimpan dokumen dan alat tulis lainya. Briefcase mempunyai bentuk hampir sama dengan suitcase, namun biasanya digunakan oleh laki-laki. Tas ini biasanya digunakan untuk menyimpan dokumen, tiket, telepon seluler, surat-surat penting, uang, dan lain sebagainya.

• Handbag

Ada yang menyebutnya travelling bag. Handbag adalah tas kecil dari kain atau plastik maupun kulit untuk membawa perlengkapan perjalanan sementara.

• Traveling Bag

Berupa tas kecil atau tas pundak. Digunakan oleh para pendaki gunung atau anak sekolah. Cara menggunakannya dengan menggantungkannya di pundak.

• Garment Bag

Tas ini biasanya terbuat dari kulit, kain, atau platik. Tas ini digunakan untuk membawa baju, jas, jaket, dan celana. Garmen bag dapat digantung di hanger.

• Camera cas

Tas untuk membawa perlengkapan foto, seperti camera, lensa, flashes, dsb.

• Payung Payung juga sering dibawa oleh tamu hotel.

• Patung (Statue), Keramik (Ceramic), Pahatan (Carving)

• Boks (Cardboard box)

Kotak yang dapat diisi dengan segala macam barang. Petugas harus memastikan bahwa barang-barang yang terdapat di dalam kotak tersebut bukan barang-barang yang dilarang untuk dibawa ke kamar.

• Lukisan (Painting) yang sudah dibingkai atau yang masih digulung/dilipat.

• Package

Package adalah kotak dari karton untuk membawa barang yang mudah rusak, pecah, atau berbau.

• Golf set

Golf set adalah tas yang berisi perlengkapan permainan golf seperti stick golf.

• Overcoat

Overcoat adalah jas panjang dari bulu-bulu binatang yang dipakai pada saat udara dingin (musim dingin).

• Trunk

Tas atau koper besar untuk membawa pakaian dan perlengkapan lain seperti perlengkapan film.

• Cosmetic case (Beauty/Vanity case)

Tas untuk menyimpan berbagai peralatan kosmetik tas ini biasanya dibawa oleh wanita selama dalam perjalanan.

• Hat box

Tas untuk menyimpan atau membawa topi. Bentuk tas ini menyerupai topi. Tas ini berbuat dari bahan-bahan yang ringan, seperti plastik, anyaman, dan kain.

• Haversack

Tas/ransel kanvas untuk membawa pakaian dan atau makanan. Biasanya disebut dengan tas prajurit/tentara.

industri perhotelan

I. PENGERTIAN HOTEL

Berikut ini dikutif beberapa pengertian hotel :

a. Menurut kamus Oxford, The advance learner’s Dictionary adalah: “Building where meals and rooms are provided for travelers.” Yang dapat diartikan sebagai bangunan (fisik) yang menyediakan layanan kamar, makanan dan minuman bagi tamu.

b. Menurut SK Menparpostel no.KM 37/PW.340/MPPT-86 tentang peraturan usaha dan pengelolaan hotel menyebutkan bahwa hotel adalah suatu jenis akomodasi yang mempergunakan sebagian atau seluruh bangunan untuk menyediakan jasa penginapan, makanan dan minuman serta jasa penunjang lainnya bagi umum yang dikelola secara komersial.

c. Menurut the American Hotel and Motel Association (AHMA) sebagaimana dikutif oleh Steadmon dan Kasavana: A hotel may be defined as an establishment whose primary business is providing lodging facilities for the general public and which furnishes one or more of the following services: food and beverage service, room attendant service, uniformed service, Laundering of linens and use of furniture and fixtures.

Yang dapat diartikan sebagai berikut:

Hotel dapat didefinisikan sebagai sebuah bangunan yang dikelola secara komersial dengan memberikan fasilitas penginapan untuk umum dengan fasilitas pelayanan sebagai berikut: pelayanan makan dan minum, pelayanan kamar, pelayanaan barang bawaan, pencucian pakaian dan dapat menggunakan fasilitas/perabotan dan menikmati hiasan-hiasan yang ada didalamnya.

Hotel adalah suatu perusahaan yang dikelola oleh pemiliknya dengan menyediakan pelayanan makanan, minuman dan fasilitas kamar untuk tidur kepada orang-orang yang sedang melakukan perjalanan dan mampu membayar dengan jumlah yang wajar sesuai dengan pelayanan yang diterima tanpa adanya perjanjian khusus.

Dengan mengacu pada pengertian-pengertian tersebut di atas, dan untuk penggolongan hotel di Indonesia, pemerintah menurunkan peraturan yang dituangkan dalam surat keputusan Menparpostel, bahwa hotel adalah suatu jenis akomodasi yang mempergunakan sebagian atau seluruh bangunan untuk menyediakan jasa pelayanan, penginapan, makan dan minuman serta jasa penunjang lainnya bagi umum yang dikelola secara komersial.

Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa hotel adalah:

1. Suatu jenis akomodasi

2. Menggunakan bangunan fisik.

3. Menyediakan jasa penginapan, makanan dan minuman serta jasa lainnya

4. Diperuntukkan bagi umum

5. Dikelola secara komersial, yang dimaksud dengan dikelola secara komersial adalah : dikelolah dengan memperhitungkan untung atau ruginya, serta yang utama adalah bertujuan untuk mendapatkan keuntungan berupa uang sebagai tolak ukurnya.

II. Ruang Lingkup Usaha Perhotelan

Hotel merupakan wadah yang menyediakan sarana tempat tinggal sementara (akomodasi) bagi umum, yaitu : orang-orang yang datang dengan berbagai ragam tujuan, maksud serta keperluan ke daerah di mana hotel berdomisili.

Hotel memilih domisilinya di tempat-tempat atau di lingkungan daerah yang memiliki potensi untuk dikunjungi, seperti panorama, adat istiadat masyarakat, social, budaya, sebagai pusat pemerintahan, pusat perdagangan, keagamaan dan pusat kegiatan spiritual dan lain-lain.

Hotel sebagai tempat tinggal sementara harus dapat mencerminkan pola kebudayaan masyarakatnya dalam arti yang luas.

Hotel diharapkan dapat mencerminkan suasana hunian yang dinamis, kreatif, serta dapat menciptakan suasana yang homogeny di tengah-tengah suasana yang heterogen di daerah di mana hotel berlokasi.

III. Fasilitas Usaha Hotel

Hotel merupakan bagian yang integral dari usaha pariwisata yang menurut Keputusan Menparpostel disebutkan sebagai suatu usaha akomodasi yang dikomersialkan dengan menyediakan fasilitas-fasilitas sebagai berikut :

1. Kamar tidur (kamar tamu)

2. Makanan dan minuman

3. Pelayanan-pelayanan penunjang lain seperti :

    a. Tempat-tempat rekreasi

    b. Fasilitas olah raga

    c. Fasilitas laundry, dsb

Hotel merupakan usaha jasa pelayanan yang cukup rumit pengelolaannya, dengan menyediakan berbagai fasilitas yang dapat dipergunakan oleh tamu-tamunya selama 24 jam (untuk klasifikasi hotel berbintang 4 dan 5). Di samping itu, usaha perhotelan juga dapat menunjang kegiatan para usahawan yang sedang melakukan perjalanan usaha ataupun para wisatawan pada waktu melakukan perjalanan untuk mengunjungi daerah-daerah tujuan wisata, dan membutuhkan tempat untuk menginap, makan dan minum serta hiburan.

Gambar. 2.1 Beberapa Gambar Bangunan Hotel 

Contoh bangunan hotel

Di samping itu seringkali disediakan sarana penunjang seperti: fasilitas olahraga, bisnis centre, kolam renang, musik hidup,dan jenis atraksi lainnya. Layanan yang ramah mulai dari pimpinan puncak sampai dengan karyawan pelaksana diperlukan untuk memberikan kepuasan kepada setiap tamu.

Adapun fasilitas yang di miliki hotel biasanya sebagai berikut :

- Jasa penginapan

- Pelayanan makan dan minum

- Jasa laundry

- Jasa bawa’an

- Jasa penggunaan perabot dan lainnya

- Jasa menyediakan kebutuhan bagi wisatawan yang bermalam di hotel

IV. Departemen Dalam Hotel

1. Room Departement:

· Front Office, berfungsi dalam memberikan pelayanan pada bagian depan hotel

· Room Division, berfungsi dalam administrasi yang berkaitan dengan kamar

· Housekeeping, berfungsi dalam masalah penyiapan dan pembersihan kamar

· Reservation, berfungsi menerima reservasi dari tamu dan agen

· Roommaid/Roomboy, berfungsi menyiapkan dan membersihkan kamar

· Bellboy, memberikan pelayanan mengantar & membawa barang tamu

· Operator, berfungsi memberikan pelayanan melalui telepon

2. Food & Beverage Departement:

· Cook, berfungsi menyiapkan menu sesuai order dan bertugas pd F & B produksi

· Steward, berfungsi membantu cook membersihkan peralatan dapur

· Waiter/Waitress, berfungsi memberikan pelayanan pd tamu dan bertugas pada F & B service

3. Accounting Departement:

· General Cashier, berfungsi mengadministrasikan penerimaan dan pengeluaran kas dan bertugas pada back office

· Income auditor, berfungsi melaporkan pendapatan hotel dan bertanggung jawab atas pengendaliannya

· Credit, berfungsi melakukan analisa kredit kredit dan kebutuhan modal kerja hotel

· Staff (accounting Receivable, Acconting Payable), berfungsi membantu pengadministrasian piutang dan hutang

· Marketing/Sales, berfungsi dalam administrasi pemasaran hotel

· Personnel, berfungsi dalam administrasi karyawan hotel

4. Monor Departemen:

o Operator, berfungsi memberikan pelayan telepon

o Laundry, berfungsi memberikan pelayan laundry

o Sport, berfungsi memberikan pelayanan fasilitas olahraga

o Sauna dan lain-lain

5. Fungsi Lain:

o Purchasing, berfungsi melakukan pembelian barang keperluan hotel

o Security, berfungsi menjaga keamanan hotel

o Houseman, berfungsi melakukan pembersihan area luar kamar

V. Gambaran Umum Aktivitas Industri Perhotelan

Secara umum, ruang lingkup kegiatan subsektor industri hotel meliputi penyediaan jasa di bidang perhotelan dengan segala fasilitas dan sarana penunjangnya yang terdiri dari :

1. Akomodasi (yaitu ruang inap beserta seluruh kelengkapannya)

2. Perkantoran (yaitu ruang kantor beserta fasilitas komunikasi)

3. Pusat perbelanjaan (yaitu ruang toko beserta fasilitas penunjangnya)

4. Apartemen (yaitu ruang huni permanen beserta kelengkapannya)

5. Sarana rekreasi dan hiburan (contoh restoran, kafe, kolam renang, pusat kebugaran, sauna, dan lain-lain)

6. Sarana penunjang lainnya (contoh areal parkir, binatu, banquet, jasa boga, pusat layanan kegiatan bisnis, tranportasi, pemesanan tiket, perwakilan agen wisata, dan lain-lain)

Oleh karena seluruh kegiatan yang tersebut di atas umumnya terintegrasi dalam satu lokasi, maka pihak manajemen hotel biasanya menerapkan konsep responsibility center untuk mengukur dan mengakui pendapatan dan bebannya. Secara umum, pihak manajemen hotel membagi pengelolaan manajemen menjadi dua bagian yaitu:

1. Penyedia jasa selaku profit center

2. Pemelihara sarana dan prasarana selaku cost center.

Dari segi status, pihak pengelola hotel dapat dibagi menjadi tiga yaitu:

1. Hotel Owner

2. Hotel Operator

3. Hotel Franchisor

Dalam pelaksanaannya, status pihak pengelola hotel dapat terpisah-pisah seperti kategori di atas namun tidak tertutup kemungkinan satu pihak memiliki gabungan ketiga status tersebut.

VI. Istilah

1. City Ledger ialah bagian dari buku besar tambahan yang memuat rincian piutang usaha dari konsumen jasa hotel setelah yang bersangkutan meninggalkan hotel secara permanen (sudah check-out). Biasanya hal ini terjadi apabila ada lembaga lain yang bertanggung jawab atas pembayaran hotel, contoh: agen wisata, kantor, dan lain-lain.

2. Guest Ledger ialah bagian dari buku besar tambahan yang memuat rincian piutang usaha dari konsumen jasa hotel pada saat yang bersangkutan masih menginap di hotel (belum check-out).

3. Hotel Franchisor adalah pihak yang berstatus sebagai pemilik waralaba pengelolaan operasional kegiatan hotel dan berhak menjualnya kepada pihak lain, dalam hal ini hotel owner.

4. Hotel Operator adalah pihak yang berstatus sebagai pengelola operasional kegiatan hotel.

5. Hotel Owner adalah pihak yang berstatus sebagai pemilik hotel.

WACANA

INDUSTRI PERHOTELAN INDONESIA

Industri perhotelan di Indonesia merupakan salah satu kontributor devisa negara, terutama dalam kaitannya dengan pariwisata Indonesia.

Pariwisata & Akomodasi = HOSPITALITY INDUSTRY

Bidang studi Hospitality semakin hari semakin populer dan berharga, dikarenakan bidang pengetahuan hospitality selalu berkembang dan akan selalu dibutuhkan terutama dalam dunia kerja. 

World Tourism Organization (WTO) menyatakan bahwa jumlah orang-orang yang melakukan aktivitas bepergian akan meningkat dari waktu ke waktu. Oleh karena itu maka kebutuhan tenaga kerja terampil untuk menjalankan kegiatan operasional dari segi layanan pariwisata, transportasi, hingga akomodasi akan selalu dibutuhkan untuk menunjang industri tersebut. Bahkan WTO juga menyatakan bahwa industri hospitality nantinya akan menjadi salah satu industri terbesar di dunia, dimana para profesional yang telah memahami hospitality dapat bekerja pada sektor strategis.

Apa yang dimaksud dengan esensi hospitality?

Terdapat penjelasan kamus mengenai hospitality, yaitu: keramahtamahan sebagai suatu bentuk penerimaan (penyambutan) untuk memberikan kenyamanan; atau secara praktis menciptakan suasana nyaman sebagai bentuk layanan.

Industri hospitality dapat juga didefinisikan sebagai industri yang berhubungan dengan sifat keramahtamahan, pelayanan, dan memberikan kenyamanan kepada konsumen. 

Manajemen hospitality di sisi lain lebih berfokus ke arah studi mengenai tata kelola perusahaan berkaitan dengan penyediaan layanan akomodasi secara profesional.

Beberapa aspek manajemen hospitality:

Studi terhadap manajemen hospitality lebih banyak menekankan pada aspek bisnis dari suatu kegiatan operasional hospitality, seperti misalnya pengaturan keuangan, pemasaran, sumber daya manusia, dll. Dengan tidak melupakan aspek-aspek penting seperti operasional hospitality, manajemen f&b, manajemen kantor depan, manajemen tata graha, manajemen pengelolaan acara, dan terutama esensi layanan pariwisata. 

_________________________________________

Indonesia dan prospek hospitality

_________________________________________

Pada survey pariwisata dan travel dunia yang dilakukan secara acak, Indonesia merupakan salah satu negara yang cukup kompetitif pada kategori hotel dengan prospek bisnis. Bahkan faktanya dapat dilihat beberapa vila eksklusif dengan pemandangan yang indah sebagian diantaranya dimiliki oleh warga negara asing dan diperuntukkan bagi para warga negara asing.

Terlepas dari hal itu, terdapat juga sebuah survey yang menyatakan bahwa interaksi yang terjadi antara para turis dan para pekerja bidang hospitality di Indonesia terjalin sangat baik. Bahkan beberapa diantaranya juga saling menambahkan akun sosial media sebagai sarana dalam menjalin hubungan baik. 

Tidak dapat dipungkiri bahwa Negara Indonesia memang dikenal dengan budaya ramah, oleh karenanya bidang hospitality merupakan salah satu bidang yang sesuai untuk mengangkat nilai-nilai budaya terutama sebagai keramahan bangsa.

Peluang Karier :

Beberapa pilihan karier pada bidang industri hospitality diantaranya:

-Travel & Pariwisata

-Layanan Penerbangan & Pelayaran Pesiar

-Hotel, Apartemen, Restoran, Katering

-Penyelenggaraan Acara (Rapat, Eksibisi, Konvensi, dll.)

-Hiburan (Entertainment)

-Humas, Pemasaran dan Penjualan

-Spa, Health & Sports Club

-Sarana Rekreasi

-Dan berbagai atraksi hospitality lainnya.